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档案管理之乱或成就业者入职之困

作者:李轶捷 来源:中工网2022年08月10日

最近恰是各高校、人才服务中心人事档案转递的高峰时期。为减少疫情对就业的影响,各地陆续出台“不见面”服务。在此期间,因调档、转档引发的争议也不时暴露出来。近日,本报就陆续接到不少投诉,反映因档案问题,入职受困。

事件回顾

俞先生是一个地地道道的甘肃人,2011年,向往大城市工作的他入职一家央企,从事理化检测工作。订立劳动合同、按时缴纳社会保险,在俞先生的眼里,这是一家操作十分规范的企业。然而,2018年,俞先生因为一些客观的原因,不得不选择离开,回到甘肃老家。

2018年5月,俞先生本是请了婚假,带着媳妇回老家,但是休假期间,俞先生的家里又横生枝节,亲人发生了一些意外情况,眼看着婚假即将休完,主管的催促短信不断,俞先生说,当时自己也觉得挺不好意思的,便主动提出了离职。主管对于俞先生的决定倒也认同,便提醒他尽早回上海办理离职手续。

没等俞先生重返单位办理手续,他收到了来自企业的辞退通知书,解除劳动关系的理由是“无故旷工”,其程度已经严重违反了企业规章制度,据此予以解雇。

俞先生自知有错在先,也没有多加追究,办好手续就重回甘肃开始了新的求职。

也就大约一个月的时间,他应聘进入一家民营煤矿,从事井下作业工作,这一干便是三四年。

今年6月,从职业稳定的角度出发,俞先生重新跳槽到了一家国企工作,在入职时,人力资源提出帮俞先生转档。这是俞先生第一次考虑自己档案的问题,按照以前的一些经验,他觉得民营煤矿肯定没有保管档案的资质,自己的档案应该还在上海的央企。于是,在俞先生的情况说明后,新单位的人力资源部向上海的央企档案办发出了调档函。

书面文件发出很久一直没有回音,俞先生心里多少有些着急,情急之下,他拨通档案办的电话,对面给他的回复却是,从2018年离职至今,俞先生一直将档案存放在那里不管不问,按照每个月50元管理费的标准计算,俞先生应当先付清2000余元的档案管理费,之后才能转档。

俞先生对此项收费十分疑惑,于是到网上寻找收费依据,查询之后才发现,人社部已经早在2015、2016年间出台了相关意见,明确档案管理费取消,那这笔2000余元的费用从何而来。

如今,俞先生仍在与企业交涉中,企业方认为,人社部的意见是针对第三方托管公司的,他们是企业,应当可以收费,而俞先生则不甘心支付这笔费用,调档的事就这么搁置了下来。

记者调查

超四成受访者承认对档案重视度不够

在记者的采访中,俞先生承认,之后的一次跳槽,因为民营煤矿没有提到转档、调档的事,自己也没太过在意,直到后面的国有企业人力资源部要求,才重视起档案这件事。事实上,俞先生的情况并不是个别现象。在记者采访的近百名新近毕业的学生以及求职者中,超过四成受访对象坦承对档案的重视程度不够;有接近三成的受访者表示不知道自己的档案在哪;认为自己的档案很重要并且已经妥善安置的只有不到三成。采访中,一些求职者认为小小一份档案实在不值得花太多心思,需要的时候询问人力资源部或行政部等相关部门了事即可。此外调查中,记者还发现,许多大学生毕业后往往两三年不理会档案,也没有办理任何手续,导致不少档案管理部门都有一批尘封数年的档案。

除了大学毕业生,初入职场的年轻人对跳槽要转档的流程也不甚了解。在辞职、入职的过程中,人事档案或者跟着本人一家公司一家公司地转递,或者存放在人事档案管理机构代为管理。人员流动量较大的公司、非公企业大多没有人事档案管理权限,所以按照正常流程,个人应当要求企业人力资源部将人事档案存放到人才市场等代理机构委托管理。然而,不少企业HR表示,年轻职场人对跳槽要转档这个事情并不清楚。

从事某证券行业的人力资源总监郑女士在采访时透露,现在入职非公企业的职场人居多,对档案的管理经常要依赖人才市场等代理机构,在此情况下,档案内容的更新、保管需要自己花费更多心力,然而,现实情况却是大量档案扔在一个地方后就变成了“死档”,甚至她还遇到过一些已经走出校门很多年的职场人,毕业后就没有关注过人事档案,直到他们入职体制内企业,需要政审、调档时才发现,自己的人事档案在哪里,存放情况是怎样的,根本一无所知。

多数企业没有人事管辖权

对档案重视程度不够,还有一方面原因在于,市场上,真正有人事管辖权,能自行保管档案的企业并不不多。在记者的随机调查中,超过八成受访者反映,入职企业要求调档、转档的情况仍然主要集中在公务员、事业单位、国有企业中。对此,市人才流动服务中心相关人士也透露,档案管理是有权限限制的,大多数民营和独资、中外合资企业不具备人事管辖权,也无法接受入职者的人事档案,按照正规的操作流程,此类企业在帮助求职者办理入职手续时,应当委托各级人才交流机构进行档案托管。

这一说法在不少求职者的经历中也得到应证。受访人胡女士称,之前入职的民营企业从未提过档案的事,虽然在这家企业工作了五年,但她的人事档案一直保存在自己户籍所在地的街道,如此想来,这五年的工作经历可能也无法在档案中体现。同时,胡女士也反映,周遭与她情况雷同的人不在少数,只是近几年,求职者相较于高薪,更看重“体制内”企业的稳定。

“我们身边不少外资企业的朋友都跳槽去了国有企业,新闻上也报道过近几年毕业生就业更倾向于考公、事业单位和国企,我想大概是这个原因,大家对档案的关注又重新提了起来。一方面,市场上有人事管辖权的企业不多,另一方面,入职体制内企业又要查档案,争议就这样冒出来了。”胡女士分析。

档案遗失后补档是个难题

对档案重视程度不足,导致的结果:要么“死档”,要么“档案遗失”。从某高校毕业的小林和留学回来的小李都深受其害。

在记者调查中,小林描述,他从知名高校毕业5年,第一份工作是一家宝石交易所,之后又跳槽去了一家外资企业工作。他事后了解,宝石交易所具备档案保管权限,但从毕业调档到跳槽后的档案转出,均没有明确记录;外资企业不具备档案保管权限。本月他考入了某法院,需要政审,档案究竟在哪里便成了问题。在此期间,他找遍了原单位和本市各大人才服务中心,均没有找到自己的档案,按照档案法规定,最先入职的宝石交易所有“补档”的责任,可是这是又一个漫长的过程,具体需要多久他想都不敢想,且交易所明确表示,即便补建档案,也不可能恢复到原来的样貌,小林觉得,如果要重新补档,这份他热爱的法院工作大概率是要泡汤了。

和小林不同,小李是真正体验过“补档”的艰辛。高中毕业后,他留学国外,大学毕业后回国入职,先后进入两家中外合资企业工作,本月,他收到一家国有企业的offer,兴冲冲的他在即将入职时才发现,根本没有档案。于是,为了补齐档案,他专门回了老家重庆,从小学开始找起,无奈原来就读的初中已经不存在了,他只得找到当地的教育局出证明,忙了几个月,才补上小学到初中的证明,虽然小李深知,这次入职可能是“没戏”了,但他坚持,缺失的档案还是要补上。

专家解析

有一种说法,档案是本人不见面的最重要的身份证明,它时刻伴随着我们,默默地发挥着作用,但很多时候,我们却不知道它的存在,对此,人力资源专家屈辉透露,档案之重要,很多时候超乎我们想象。

档案是另一个“身份证”

人事档案是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩。一份完整的人事档案是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录,具有法律效用。同时,人事档案并不是存放到企业档案库房或者其他机构组织中的静态档案。随着时间、岗位以及人员的流动会发生变化,干部提拔、职称评定、学历更改、绩效奖惩这些信息都需要及时更新,发生人员流动的情况下,档案也会随之流动,避免存在有人无档案或者有档无人等情况发生。如果无法及时更新管理制度和标准,就会导致人事档案管理效果变差。

档案存放不当麻烦多

对自身人事档案缺少关注,可能会带来很多麻烦。例如,在应聘到公务员、事业单位或管理规范的国企时,没有人事档案,将影响后期的入职;另外,在到达法定退休年龄时,档案不全不能办理退休手续;无法开具一些反映个人情况的证明等。

总之,档案是伴随你一生的个人重要经历记录,是社会保险行政机关认定缴费年限(视同缴费年限)、退休年龄、有毒有害岗位时间的重要凭证,是职工取得国家规定的职业(执业)资格、一定职位所不可缺少的重要材料,也是人事管理严格用人单位在招用、提拔使用时的必要审查材料。档案存放不当甚至会让你的档案变成“死档”,无法调转。

档案管理无须收费

按照我国档案法、干部档案工作条例、流动人员档案管理暂行规定等法规,人事档案属于国家法定、强制执行、归口管理的公共信息,个人不得截留和销毁。

如此看来,档案保管应该是公共服务,但过去,档案管理更像是一种商业行为,在各地各大人事代理公司,均有按年收费或是按月收费的先例。出于清理和规范行政事业性收费考虑,2014年,国家发布《中共中央组织部人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》,明确自2015年1月1日起,取消收取人事关系及档案保管费、查阅费、证明费、档案转递费等名目的费用。

同时,2016年发布的《人力资源社会保障部办公厅关于简化优化流动人员人事档案管理服务的通知》也在此强调,档案管理服务机构要不折不扣地贯彻落实取消档案收费和人才集体户口管理服务费(包括经营服务性质的收费)的决定。

档案可以从这些地方找起:

一、毕业两年内,可存放于学校

学校对于暂时还没有找到工作,而且又想继续留在学校所在地的城市寻找工作的学生是义务保管两年的档案。但大部分学校都不会在毕业后还尽心尽力继续为学生保存档案。

因为学校每年都会统计当年的就业率,所以学校持有的态度是鼓励应届生找工作,继而让学生把档案放至工作单位,或者是将档案返回原籍。

二、回原籍工作,可选择档案返回原籍

如果有求职者打算回老家发展,可以将档案转至生源地所在地级市的人事局接收。需要提醒的是,如果不及时处理放在原籍人才交流市场的档案,就有可能“无法计算工龄”。至于如何处理,这个也要看回户口所在地的人才交流市场的要求。

三、档案交由公司保管

一些事业单位、央企国企单位是具有人事档案接收权限的,如果工作是此类单位,可以在入职时,要求公司人事帮忙调档,进行档案管理。

四、正规的人事代理公司

在一些民营企业、外资企业中,大部分公司不具备人事接收权,这样的话最方便的方法是,将档案转至生活所在城市的人才市场,或交由正规的人事代理公司进行档案托管。对于自由职业的人,或者是暂处于失业状态的自由人,个人档案可以退至个人户籍所在地的街道进行保管,等找到工作之后再方便调转。

五、留学服务中心

除了以上几种选择,留学生还可以选择将档案放在留学服务中心。教育部留学服务中心是教育部直属并具有法人资格的国家级留学服务专业机构,是国家唯一提供全方位留学服务的单位。

【责任编辑:崔丽】

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